Van welk jaar zijn die vakantie-uren nog?

Splits het saldo voordat je de klok gebruikt

Vraag de personeelsadministratie om een overzicht met het opbouwjaar, de wettelijke of bovenwettelijke aard en de reeds opgenomen uren. De Rijksoverheid licht toe dat wettelijke vakantie-uren in beginsel zes maanden na het kalenderjaar van opbouw vervallen en dat een langere termijn kan zijn afgesproken. Voor bovenwettelijke uren geldt in het algemeen een andere verjaringstermijn. Er bestaan ook uitzonderingen voor wettelijke uren die iemand redelijkerwijs niet kon opnemen. Beoordeel de situatie zorgvuldig en kijk naar de toepasselijke afspraken. Eén datum in een standaardrooster vormt op zichzelf geen bewijs dat een aanspraak kan worden afgesloten.

Laat de werknemer zien welke uren nog spelen

Werk met een fictief saldo van 38 uur. Daarvan zijn twaalf wettelijke uren in het voorafgaande jaar opgebouwd, twintig wettelijke uren dit jaar en zes extra uren volgens de afspraak. Samen klopt het totaal van 38, maar de mogelijke termijnen lopen uiteen. Controleer bij een aanvraag van zestien uur welke regels en administratie bepalen uit welk saldo wordt afgeschreven. Als bijvoorbeeld de twaalf oudere uren terecht als eerste worden gebruikt, blijven nog vier uren uit een andere categorie nodig. Maak die toedeling zichtbaar op de bevestiging en laat de medewerker corrigeren als een eerdere opname ontbreekt.

Onderzoek de feitelijke mogelijkheid om te rusten

Een manager die herhaaldelijk een aanvraag verplaatst wegens onderbezetting kan niet volstaan met een algemene melding dat het saldo bijna verloopt. Onderzoek met personeelszaken of de medewerker daadwerkelijk in staat was vakantie te nemen en nauwkeurig en tijdig is geïnformeerd over wat dreigde te vervallen. In de rechtspraak speelt de actieve rol van de werkgever bij het opnemen van de wettelijke minimumvakantie een belangrijke rol. Geef individuele, begrijpelijke informatie en zoek naar concrete momenten waarop opname wel mogelijk is. Deel de persoonlijke saldogegevens niet in een teambericht aan alle collega’s.

Herstel de fout waar ze ontstond

Als de planner oude uren anders had geboekt dan de salarisadministratie, vraag dan om één verklaarbaar overzicht en een bevestigde correctie. Blokkeer automatische afboeking bij een daadwerkelijk betwist saldo totdat de bevoegde medewerker de situatie heeft beoordeeld. Noteer wie het antwoord aan de werknemer geeft en hoe de eerstvolgende aanvraag wordt verwerkt. Zo krijgt de vestiging tegelijk een bruikbaar rooster en een personeelsdossier waarin de rechten van de medewerker te volgen blijven.

Vragen voor het vervolg

• Welke uren zijn wettelijk en welke volgen uit een aanvullende afspraak?
• Heeft de werknemer de gelegenheid en informatie gehad om oude uren werkelijk op te nemen?
• Wie corrigeert een verschil tussen rooster en verlofadministratie?

Bronnen

• Hoe kan ik mijn vakantiedagen opnemen? · Rijksoverheid
• Rechtbank Rotterdam, informatieplicht bij verval van vakantie-uren · Rechtspraak