De fotograaf komt langs. Kan een medewerker echt buiten beeld blijven?

Scheid doel en gebruik per beeld

Een intern smoelenboek voor collega’s, een foto op de eigen vestigingspagina en een landelijke betaalde campagne bereiken verschillende doelgroepen. Schrijf per gebruik op wie het beeld beheert, waar het verschijnt en hoe lang het beoogde gebruik duurt. Onderzoek de juiste rechtsgrond en de informatie die medewerkers moeten krijgen. De Europese privacytoezichthouders wijzen erop dat toestemming in een arbeidsrelatie vaak problematisch is door de machtsverhouding. Slechts onder passende omstandigheden kan een medewerker werkelijk vrij kiezen. Een algemeen vinkje in het indiensttredingsformulier lost dat vraagstuk niet vanzelf op.

Regel een werkdag zonder gezichtsverlies

Stel dat er op de fotodag acht medewerkers aanwezig zijn en vijf bewust kiezen voor herkenbaar beeld binnen de afgesproken toepassing. Dan zijn er drie collega’s voor wie de ploeg een echte route buiten beeld moet regelen. Laat de fotograaf vooraf weten welk deel van de ruimte daarvoor wordt gebruikt en kies een tijdstip waarop de normale dienst kan doorlopen. Vraag medewerkers afzonderlijk, zonder dat ze publiekelijk hoeven uit te leggen waarom ze weigeren. Een alternatief als ‘neem dan maar onbetaald vrij’ maakt de keuze moeilijk als vrij te beschouwen.

Controleer ook de achtergrond en uitsnede

Een collega kan buiten de groepsfoto blijven en toch in de spiegel achter de bar verschijnen. Controleer de geselecteerde beelden op herkenbare gezichten, naambadges, klantbonnen, roosters en schermen op de achtergrond. Gebruik bij twijfel een ander beeld of een passende uitsnede en bekijk de definitieve versie opnieuw. Spreek af wie de rechten en overeengekomen toepassingen controleert voordat het materiaal naar de formulehouder of een campagnebureau gaat. Het feit dat een medewerker voor de lokale website in beeld wilde, geeft de landelijke redactie niet automatisch dezelfde toestemming voor alle kanalen.

Maak de nazorg vindbaar

Geef een contactpunt voor vragen over gebruik en leg uit hoe iemand een gegeven toestemming kan intrekken wanneer toestemming de grondslag is. Zorg dat de verantwoordelijke weet op welke beheerde pagina’s en campagnes het beeld is geplaatst en hoe een wijziging verwerkt kan worden. Een gedrukte folder en een verwijderbare webafbeelding hebben verschillende praktische gevolgen. Bespreek dat vóór de fotograaf begint en laat bij twijfel de privacyverantwoordelijke meedenken. De ploeg kan dan gastvrij op de foto staan zonder dat een individuele collega zich gedwongen voelt mee te doen.

Vragen voor het vervolg

• Welk beeldgebruik hoort bij de lokale website en welk bij de landelijke campagne?
• Kan iemand zonder nadeel normaal werken buiten beeld?
• Wie weet na publicatie waar het gekozen beeld wordt gebruikt?

Bronnen

• Guidelines 05/2020 on consent under Regulation 2016/679 · European Data Protection Board